COMUNICAZIONE

Whistleblowing

Introduzione

La disciplina regolante la segnalazione di illeciti dei quali si è appreso nello svolgimento della propria attività lavorativa (c.d. whistleblowing) e la tutela dei soggetti segnalanti (c.d. whistleblowers) da ritorsioni o discriminazioni derivanti dalle segnalazioni era già prevista nel nostro ordinamento dal 2017 ma, con modalità e ambiti diversi.

Lo scorso 9 Marzo 2023 è stato approvato dal Governo il Decreto Legislativo n. 24/2023 (da ora in poi anche Decreto) contenente le misure di attuazione della DIR UE 2019/1937 – riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali.

Le aziende, infatti, devono implementare propri canali di segnalazione (sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali, a carattere meramente informativo, acquisendo eventuali osservazioni sviluppate dal sindacato in conseguenza dell’implementazione del canale interno di Whistleblowing) che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona segnalata e di tutte le altre persone segnalate, nonché del contenuto della segnalazione, quindi dell’intero processo. Tali canali di segnalazione devono essere richiamati nel Modello Organizzativo ex D. Lgs. 231/01. Le aziende devono mettere a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne, previsione, questa, di ulteriormente ampliamento rispetto alla precedente disciplina.
FONDERIA BOCCACCI S.P.A. svolge attività di fonderia in ghisa e metalli in genere, lavorazioni meccaniche, carpenteria in ferro e attività similari con possibilità di depositi e rappresentanze di materiali, inerenti alla fonderia, alla industria meccanica ed attività affini, nonché il commercio, in proprio e per conto terzi, di prodotti finiti e semilavorati dell’industria siderurgica, metallurgica e meccanica in genere. La sede centrale è sita in via XXV Aprile 9, Piana Battolla, 19020 La Spezia (SP).

Scopo

La presente Procedura si applica alla Società Fonderia Boccacci S.p.A. (anche detta Azienda).

Il presente documento ha lo scopo di descrivere e regolamentare il sistema per la segnalazione delle violazioni, come di seguito definite, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza in occasione del rapporto e nell’ambito del contesto lavorativo, nonché i meccanismi di protezione previsti a tutela dell’intero processo.

Scopo della presente Procedura è quindi definire le modalità operative:

per la gestione delle segnalazioni;

per le eventuali conseguenti investigazioni

che possano nascere dalla presunta violazione di norme e regole stabilite nel presente documento, rimuovendo i fattori che potrebbero ostacolare o scoraggiare il ricorso all'istituto del Whistleblowing, dubbi e incertezze sulla Procedura da seguire e timori di ritorsioni o discriminazioni.

Obiettivo

La presente procedura intende:

fornire ai destinatari indicazioni per effettuare e gestire le segnalazioni in maniera efficace, chiara e “responsabile”;

promuovere una cultura fondata sulla responsabilità, sull’etica - anche ai sensi del Dlgs 231/01 - e sul rispetto delle norme;

consentire all’Azienda di essere tempestivamente informata su fatti o condotte contrari ai principi etici perseguiti, al fine di attivare un immediato intervento;

individuare possibili carenze nel sistema di controllo interno e gestire i rischi.

Campo Di Applicazione

La presente Procedura si applica alla gestione di ogni attività derivante da segnalazioni interne ed esterne riguardanti comportamenti/condotte non conformi a quanto stabilito nel Codice Etico, nel Modello di Organizzazione D.Lgs. 231/2001, nonché presunte violazioni di normative europee e leggi nazionali, nello svolgimento delle attività lavorative che possano arrecare danno e/o pregiudizio, anche solo d’immagine, dell’Azienda.

Perimetro Soggettivo

I soggetti legittimati a presentare la segnalazione, nell’ambito della disciplina in esame, sono:

lavoratori subordinati;

lavoratori autonomi;

lavoratori o collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Azienda o che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;

i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso l’Azienda;

gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso l’Azienda;

volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso l’Azienda;

persone il cui rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali o persone durante il periodo di prova.

La tutela e la protezione, riconosciute dalla Legge e garantite dall’Azienda, sono estese anche a tutti i soggetti collegati in senso ampio:

colleghi del segnalante;

tutti gli Stakeholders;

ex dipendenti;

facilitatori;

parenti entro il 4° grado o persone con cui il segnalante ha legami affettivi.

Ed inoltre:

enti presso i quali il segnalante lavora;

enti di proprietà – in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi – del segnalante.

I destinatari della presente Procedura Operativa sono gli Amministratori, il Collegio Sindacale, i Dirigenti e i dipendenti nonché tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano con l’Azienda rapporti e relazioni, ciascuno nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità.

In linea generale, la Società esorta i propri dipendenti a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo, anche informale, con i propri colleghi e/o con il proprio Responsabile diretto.

Resta ferma l'applicazione delle disposizioni in materia di esercizio del diritto dei dipendenti di consultare i propri Rappresentanti o i Sindacati, nonché di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni.

Perimetro Oggettivo

La segnalazione può riguardare ogni notizia, compresi i fondati sospetti, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, inerente a:

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicati nell’Allegato 1 al D.lgs. n.24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione;

atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione, o riguardanti il mercato interno e leggi nazionali;

reati D.lgs. 231/01 oppure mancata osservanza dei presidi di controllo previsti dai Modelli 231 e violazioni del Modello Organizzativo;

condotte volte ad occultare tali violazioni.

Non sono ricomprese, diversamente, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni già di dominio pubblico, nonché quelle acquisite sulla base di indiscrezioni o, comunque, poco attendibili.

Riferimenti

La presente Procedura fa riferimento ai seguenti documenti correlati:

Codice Etico;

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/2001;

Direttiva UE n. 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019;

Decreto Legislativo n. 24/2023, del 10 marzo 2023;

Regolamento ANAC per la gestione delle segnalazioni esterne e per l’esercizio del potere sanzionatorio dell’ANAC in attuazione del Decreto Legislativo n. 24/2023, del 10 marzo 2023, adottato con delibera n. 301 del 12 luglio 2023;

Linee Guida ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali, adottato con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023;

Eventuali procedure o documenti correlati in tali ambiti.

Definizioni

ANAC

Autorità Nazionale Anti Corruzione, autorità amministrativa indipendente italiana con compiti di tutela dell’integrità della pubblica amministrazione, contrasto dell'illegalità, lotta alla corruzione, attuazione della trasparenza e di controllo sui contratti pubblici.

Contesto lavorativo

Le attività lavorative o professionali, presenti o passate, in ragione delle quali, indipendentemente dalla loro natura, un soggetto acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile. Deve, comunque, trattarsi di attività svolte dai soggetti che hanno instaurato con l’Azienda uno di quei rapporti di natura lavorativa o professionale espressamente indicati dal legislatore nel D.Lgs. n. 24/2023.

Segnalante

(Whistleblower)

È il soggetto che effettua una segnalazione.

Persona coinvolta

La persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella Violazione segnalata o divulgata pubblicamente.

Facilitatore

Una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

Responsabile

dell’investigazione

(CW)

È il soggetto responsabile della decisione di avvio della fase di investigazione, della valutazione e dell’esito finale della segnalazione. In tal senso, il soggetto responsabile dell’avvio della fase di investigazione è il Comitato Whistleblowing (da ora in poi anche CW), escluso l’ambito dei reati presupposto del DLGS 231/01 in cui il Responsabile è l’ODV (Organismo di Vigilanza), a cui il CW ha indirizzato l’informazione dopo una prima scrematura.

Conflitto di interessi: qualsiasi situazione nella quale il soggetto incaricato di investigare la segnalazione, abbia interessi personali e/o professionali in conflitto con l’imparzialità richiesta per lo svolgimento del compito. In tal caso l’interessato (CW) dovrà rinunciare all’attività ed informare il segnalante di dover comunicare la segnalazione al CDA.

Segnalazione

Tipologie:

§ Circostanziata rispetto al tempo e luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione: se consente di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’investigazione (ad es.: l’illecito commesso, il periodo di riferimento ed eventualmente il valore, le cause e la finalità dell’illecito, la società/divisione interessata, le persone/unità coinvolte, l’anomalia sul sistema di controllo).

§ confidenziale: se il segnalante decide di identificarsi e il contenuto della denuncia non è accessibile a terzi, garantendo così la riservatezza della segnalazione effettuata;

anonimizzata: se il segnalante utilizza la Piattaforma che crea un codice univoco valido per la sola gestione della segnalazione informatica.

Registro delle segnalazioni

(RSW)

Registro destinato alla raccolta delle Segnalazioni:

giunte con Piattaforma, direttamente sul registro specifico, se scritte /orali eventualmente anche su Registro digitale.

Seppur non sia richiesta una forma specifica al fine della validità, il Registro delle segnalazioni deve essere un documento idoneo a garantire la riservatezza delle informazioni ivi contenute e la loro corretta conservazione.

Riscontro

Comunicazione alla Persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.

Seguito

L’azione intrapresa dal CW per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.

Cosa non si può segnalare

Un fatto dal taglio legato al rapporto di lavoro (es. rapporti non buoni tra colleghi o superiori), doglianze, rivendicazioni o istanze di carattere personale del segnalante, o i rapporti con il superiore gerarchico/colleghi.

Le Segnalazioni non devono assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti.

Canali interni

Le segnalazioni possono essere inviate attraverso diverse tipologie di canali individuati dall’Azienda: di persona, in forma orale, in forma scritta o con Piattaforma elettronica.

Canali esterni

Solo in presenza di determinate condizioni il segnalante può effettuare segnalazioni in esterno all’ANAC o tramite divulgazione pubblica.

Divulgazione pubblica

Rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Denuncia all’Autorità Giudiziaria

Possibilità per i soggetti tutelati di rivolgersi alle Autorità giudiziarie per inoltrare una denuncia di condotte illecite conosciute nel contesto lavorativo.

Principi fondanti della segnalazione

Correttezza, obbligo di diligenza e di fedeltà del lavoratore. La Segnalazione deve essere fatta in buona fede e non deve essere fondata su meri sospetti o voci, deve essere il più possibile circostanziata e offrire il maggior numero di elementi per consentire alla Fondazione di effettuare le dovute verifiche ed attività istruttorie.

Ritorsione

Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere, dall’Azienda o dai suoi Rappresentanti, in ragione della segnalazione o della denuncia o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Modalità Operative E Di Gestione

9.1. Premessa

L’Azienda incoraggia e tutela dipendenti, collaboratori e terzi, nonché tutti gli interessati a segnalare circostanze conosciute o sospette fornendo canali interni protetti e accessibili attraverso i quali effettuare le segnalazioni e garantisce riservatezza e protezione anche ai facilitatori e ai familiari dei segnalanti, nonché informando su quelli esterni.

La Società, sentite le RSA / RSU / OO.SS al fine di acquisire le eventuali osservazioni, ha attivato un proprio canale di segnalazione interna ai sensi del Dlgs 24/2023 ed affidato la gestione della segnalazione ad un Comitato interno autonomo (denominato Comitato Whistleblowing “CW”) debitamente formato ed informato e costituito da n. 2 risorse, composto da personale ristretto, autorizzato dalla Società al Trattamento dei dati personali nel rispetto del GDPR 2016/679.

Tale canale garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Il CW, a prescindere dalla tipologia di canale interno scelto dal segnalante, scritto o orale, una volta giunta la segnalazione, assegnerà all’ODV le sole segnalazioni relative all’ambito 231/01.

Le restanti, cioè quelle sulle violazioni di Leggi Nazionali e/o Europee, saranno di esclusiva competenza del CW che le trasmetterà alla Direzione aziendale.

Nel caso in cui il servizio di gestione delle segnalazioni (CW) dovesse essere temporaneamente chiuso (es. ferie, malattia o altre chiusure a vario titolo) e non sia possibile assicurare che almeno uno dei due membri del CW rimanga operativo, verrà tempestivamente comunicata l’impossibilità, tramite il sito aziendale e per mezzo di apposizione in bacheca. Inoltre, nel caso di assenza prolungata per cause di forza maggiore di uno dei Membri (es. ricovero ospedaliero), sarà garantito l’espletamento della Funzione, temporaneamente, da uno solo dei due Membri.

9.2. Fonti di segnalazioni / informazioni, modalità e il Registro delle segnalazioni

Il segnalante ha diritto di manifestare il proprio dissenso da presunti comportamenti illeciti secondo le seguenti modalità:

SEGNALAZIONE INTERNA

Elenco modalità :

sulla Piattaforma al seguente link fonderiaboccacci.it/whistleblowing

sistema VoIP al seguente numero: 0187 1788768 (orale);

per mezzo di incontro di persona con l’identificato CW/ODV;

raccomandata ed eventualmente con il modulo scritto (presente in Procedura).

L’Azienda garantisce, tramite il ricorso a strumenti di crittografia e di misure di sicurezza fisiche ed organizzative, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Nel caso in cui la segnalazione interna sia stata inviata ad un soggetto non competente e quindi diverso da quello individuato e autorizzato, laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia di Whistleblowing o tale volontà si desuma, anche per comportamenti definiti dalla segnalazione, questa sarà considerata “segnalazione Whistleblowing” e va trasmessa entro 7 gg (dal suo ricevimento) al Comitato Whistleblowing, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante.

È stata condotta un'adeguata valutazione degli impatti relativi ai rischi per i diritti e le libertà dei segnalanti riguardo al trattamento dei loro dati personali. Inoltre, gli strumenti logico-giuridici e tecnici descritti nella presente Procedura per la presentazione, gestione e conservazione delle Segnalazioni sono stati valutati dall’Azienda come adeguati a garantire la riservatezza dei soggetti coinvolti e assicurare il corretto e legittimo trattamento dei dati personali nell'ambito delle segnalazioni.

Tutte le segnalazioni interne ricevute (comprese quelle anonime), indipendentemente dall’origine, sono numerate e archiviate nel registro elettronico della piattaforma a cura e tenuta dal CW, a cui possono avere accesso solo le persone espressamente autorizzate.

Il Registro delle Segnalazioni Whistleblowing (RSW) conterrà:

Data

ID

Tipologia

Stato

Società

Messaggi

Scadenza

Retention

NOTA: In merito alle “altre modalità” tramite le quali il segnalante ha diritto di manifestare il proprio dissenso da presunti comportamenti illeciti, nello specifico la “modalità esterna” ANAC, Divulgazione pubblica e denunzia alle Autorità Giudiziarie, si rinvia ai § successivi.

9.3. Argomentazione delle segnalazioni da parte del segnalante

Il segnalante è tenuto a effettuare segnalazioni in buona fede e il più possibile circostanziate e semplici, spiegando in modo approfondito l’argomento della segnalazione e allegando eventuali documenti ritenuti rilevanti.

In ogni caso, inviata la segnalazione, sarà cura del ricevente (CW) capire quali tipologie di norme si presume siano state violate ed agire di conseguenza, prendendo in carico l’iter di gestione.

9.4. Gestione delle segnalazioni ricevute

La segnalazione effettuata dal segnalante giunge, come detto, al CW che:

se di esclusivo ambito D.lgs. 231/01, la assegna all’ODV che ne assumerà la gestione;

Se di esclusivo ambito di illeciti / violazioni potenzialmente segnalabili, ne prende in carico la gestione, eventualmente coinvolgendo altre funzioni che possono coadiuvare il processo.

Il CW, a seguito del ricevimento di segnalazioni/informazioni, rilascia al segnalante apposito avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione della stessa.

Qualora la segnalazione non avvenga tramite Piattaforma, tale avviso viene inoltrato al recapito indicato dal segnalante nella segnalazione. In assenza di tale indicazione e, dunque, in assenza della possibilità di interagire con il segnalante per i seguiti, si considera la segnalazione come non gestibile ai sensi della disciplina Whistleblowing (lasciando traccia di tale motivazione) e la stessa sarà trattata come segnalazione ordinaria.

9.4.1 Gestione delle segnalazioni da parte del CW

Il CW, ricevuta la segnalazione, verifica, in primis, la procedibilità della segnalazione alla luce del perimetro applicativo soggettivo e oggettivo, nello specifico, che la persona segnalante sia un soggetto legittimato e che l’oggetto della segnalazione rientri tra gli ambiti di applicazione della disciplina.

Nel caso in cui la segnalazione riguardi una materia esclusa dall’ambito oggettivo di applicazione, la stessa sarà trattata come ordinaria dandone comunicazione al segnalante.

Valutata la procedibilità, il CW procede a verificare le più idonee modalità di ricerca ed analisi dei fatti e le modalità per giungere al miglior chiarimento possibile della situazione segnalata e valuta gli elementi oggettivi apportati nelle segnalazioni stesse, in modo da definirle e circostanziarle.

İl CW potrà decidere se svolgere le verifiche direttamente, oppure coinvolgere professionisti o altre funzioni aziendali maggiormente competenti su materie che dovessero risultare molto specifiche.

Definita l’ammissibilità, la gestione e la verifica della fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione, le indagini sono condotte nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’eventuale audizione personale del segnalante, da parte del CW, e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati, con l’adozione delle necessarie cautele.

L’attività di verifica dei fatti si sostanzia nel compiere una prima imparziale valutazione sulla sussistenza di quanto segnalato.

Per lo svolgimento dell’attività di istruttoria, possono essere acquisiti atti e documenti della Società, chiedendo il supporto di altre Funzioni della Società, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato.

Qualora tali dati siano necessari all’indagine condotta da soggetti esterni (ad es. agenzie investigative coinvolte dal CW), saranno estesi i doveri di riservatezza, previsti dal Decreto in capo al CW, anche a tali soggetti esterni mediante specifiche clausole contrattuali inserite negli accordi stipulati con gli stessi.

A conclusione del processo di analisi delle segnalazioni, anche con il supporto di consulenti esterni, il CW redige un report anonimo dell’investigazione e lo trasmette alla Direzione attraverso forme e modalità tali da salvaguardare l’identità del segnalante nel caso in cui si sia identificato.

Qualora la Direzione sia coinvolta nei fatti oggetto di segnalazione e/o di investigazione, il CW trasmette il report anonimo al Collegio Sindacale per la valutazione.

Alla fine delle attività istruttorie interne, nel caso in cui il CW valuti che ci siano i presupposti della condotta illecita e questa risulti fondata, lo Stesso richiede alla Direzione di assumere le decisioni per risolvere le anomalie riscontrate, ripristinare la situazione e renderla conforme alla norma in un tempo molto breve.

Se non fosse possibile ripristinare la conformità, il CW potrà presentare denuncia all’Autorità giudiziaria competente (tra cui Guardia di Finanza, Direzione Provinciale del Lavoro, Comando Vigili Urbani, Agenzia delle Entrate, ANAC ecc.) per gli opportuni accertamenti del caso.

In tutti i casi, a conclusione delle indagini e prese le determinazioni relative, il CW provvede a rendere al segnalante, entro i 90 giorni dalla ricezione della segnalazione, gli esiti delle attività istruttorie e tutte le informazioni connesse.

Qualora l’attività di accertamento non sia conclusa entro i 90 giorni, potendo sussistere fattispecie che richiedano un tempo maggiore di verifica, tale riscontro non sarà definitivo ma, di natura interlocutoria sull’avanzamento dell’istruttoria, ancora non ultimata. In tal caso, il successivo esito finale dell’istruttoria della segnalazione sarà comunicato alla persona segnalante.

İl CW, conclusosi l’iter, può archiviare le segnalazioni se queste risultino manifestamente infondate oppure non circostanziate o qualora non sia possibile ottenere un quadro sufficientemente dettagliato per ulteriori approfondimenti necessari a determinarne la fondatezza.

Nel caso di segnalazione interna che abbia ad oggetto uno dei membri del CW o l’intero CW, la stessa deve essere trasmessa dal segnalante Consiglio di Amministrazione, tramite invio di raccomandata indirizzata alla sede della Società.

Nello specifico, in questo caso, la segnalazione deve essere inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento d’identità̀; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata all’attenzione della Direzione”.

Nel caso la predetta segnalazione venisse erroneamente trasmessa al CW, quest’ultimo dovrà immediatamente informare il segnalante chiedendogli di rivolgersi al Consiglio di Amministrazione.

Il CDA, sentito il Collegio Sindacale, dopo aver valutato collegialmente se la segnalazione interna sia corredata dalle informazioni necessarie per verificarne preliminarmente la fondatezza e poter avviare le successive attività di approfondimento, dà seguito alla stessa eseguendo l’istruttoria anche avvalendosi delle competenze aziendali e, se del caso, di consulenti specializzati, sempre nel rispetto della riservatezza normativamente prevista in materia nonché delle disposizioni contenute nel presente documento.
La decisione della Direzione è formalizzata attraverso delibera scritta.
L’istruttoria segue l’iter descritto nella presente Procedura.

9.4.2 Gestione delle segnalazioni ricevute dall’ODV

Nel caso in cui l’ODV:

dovesse ritenere la segnalazione non rilevante (ad esempio perché non rientrante nelle casistiche previste per le segnalazioni) provvede ad archiviare la stessa dandone comunicazione al segnalante motivandola mediante il CW;

se ritenesse la segnalazione non sufficientemente circostanziata per avviare verifiche, richiederebbe al CW di rivolgersi al segnalante per ottenere ulteriori elementi chiarificatori/probatori.

Nel caso in cui le segnalazioni risultassero fondate, l’ODV potrà decidere se svolgere le verifiche direttamente, oppure coinvolgere una società esterna attraverso l’utilizzo del proprio budget oppure richiedere il supporto a professionisti maggiormente competenti su materie che dovessero risultare molto specifiche.

La gestione e la verifica della fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono condotte nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante, da parte del CW, e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati, con l’adozione delle necessarie cautele.

A conclusione del processo di analisi delle segnalazioni, l’ODV redige un report dell’investigazione e lo trasmette al CW attraverso forme e modalità tali da salvaguardare l’identità del segnalante nel caso in cui si sia identificato.

Qualora la Direzione sia coinvolta nei fatti oggetto di segnalazione e/o di investigazione, il CW trasmette l’esito dell’investigazione dell’ODV al Collegio Sindacale.

Alla fine delle attività istruttorie, nel caso in cui ci siano i presupposti della condotta illecita e questa risulti fondata, l’ODV presenta la situazione al CW, suggerendo le modalità per risolvere le anomalie, affinché il CW le riporti alla Direzione allo scopo di ripristinare la situazione e renderla conforme alla norma in un tempo breve.

Se la situazione non è resa a norma, l’ODV potrà presentare denuncia all’Autorità giudiziaria competente (tra cui Guardia di Finanza, Direzione Provinciale del Lavoro, Comando Vigili Urbani, Agenzia delle Entrate, ANAC ecc.) per gli opportuni accertamenti del caso.

Nel caso in cui, al termine delle investigazioni, non siano emersi elementi tali da confermare la fondatezza di quanto riportato nella segnalazione, l’ODV comunica al CW di procedere con l’archiviazione del caso, dandone informativa al segnalante.

In tutti i casi, a conclusione delle indagini e prese le determinazioni relative, l’ODV comunica al CW gli esiti delle attività istruttorie e tutte le informazioni da rendere al segnalante entro i 90 gg. dalla ricezione della segnalazione.

9.4.3 Reporting del CW

İl CW periodicamente predisporrà una relazione sia all’ODV che alla Direzione su tutti i casi archiviati ed anche eventuali spunti di miglioramento relativi alla gestione dei processi aziendali o delle attività sensibili anche ex D.Lgs. 231/01 che possono essere emersi dalle verifiche sulle segnalazioni.

Ove emergano disfunzionalità del Modello Organizzativo, il CW deve immediatamente segnalarlo all’ODV.

In tutti gli altri casi, l’OdV deve ricevere flussi informativi periodici dal CW (semestralmente) in merito a tutte le segnalazioni (anche quelle non di rilevanza “231” o valutate come “non whistleblowing”), al fine di verificare il funzionamento del sistema e la qualità dello smistamento e al fine di intervenire a correttivo di eventuali errori di valutazione o, comunque, in ottica di costante miglioramento del Modello Organizzativo.

Le segnalazioni che il CW invierà all’ODV dovranno, in ogni caso, anche nelle modalità di trasmissione, garantire la riservatezza dei soggetti coinvolti.

Fatto salvo quanto sopra, entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della segnalazione sopracitato, il CW dovrà fornire riscontro al segnalante circa l’esito della stessa.

Laddove la complessità del caso e la raccolta delle informazioni dovessero richiedere una cornice maggiore di tempo del previsto, il CW fornirà, allo scadere dei 3 mesi di cui sopra, riscontro alla persona segnalante, riportando:

lo stato alla data delle investigazioni;

le motivazioni del protrarsi dell’investigazione oltre i 3 mesi;

una data di presunta risoluzione dell’investigazione in corso.

9.4.4 Riservatezza e Tutela dei dati personali

La massima riservatezza è garantita ai soggetti e ai fatti segnalati, utilizzando, a tal fine, criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l’identità e l’onorabilità delle persone menzionate nelle segnalazioni, evitando in ogni caso la comunicazione dei dati acquisiti a terzi estranei al processo di gestione delle segnalazioni.

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati secondo quanto previsto dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali.

Il consenso libero, informato e attinente del segnalante dovrà essere rilasciato in forma scritta e conservato dal CW, venendo a costituire parte integrante della documentazione di merito.

La gestione delle segnalazioni ed il relativo trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto delle disposizioni di legge italiana e del Regolamento Europeo 679/2016. Nel caso di segnalazioni relative a situazioni verificatesi in Paesi diversi dall’Italia o di un segnalante non residente in Italia (nel caso di segnalazione non anonima), la segnalazione, i dati del segnalante e la documentazione a questa associata sono comunque trattati in base alle disposizioni di legge italiane.

Documenti, foto, video, registrazioni audio inviati dal segnalante che possono rappresentare una violazione del trattamento dei dati personali, della riservatezza o di altro diritto personale, o che abbiano contenuto diffamatorio e calunnioso, possono essere oggetto di provvedimenti disciplinari o di segnalazione alle autorità competenti.

Ogni trattamento di dati personali, compresa la comunicazione tra Autorità competenti, raccolti che non sono essenziali alla gestione della segnalazione o raccolti accidentalmente devono essere cancellati immediatamente.

I dati personali sono trattati dall’Azienda in qualità di Titolare del trattamento, con tutti gli obblighi da ciò derivanti.

L’Azienda individua Misure Tecniche, Procedurali e Organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, anche disciplinando il rapporto con eventuali fornitori esterni che trattano dati personali ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

9.4.5 Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni

Le segnalazioni, interne ed esterne, e l'eventuale documentazione a supporto sono conservate dal CW per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Se per la segnalazione si utilizza il sistema VoIP, la segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del CW mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante deve verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.

Del resoconto sottoscritto deve essere fornita copia al segnalante.

Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro (adatto alla tutela della riservatezza del segnalante) con il personale addetto, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del CW mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto (se il segnalante ha dato il consenso

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ANAC	Autorità Nazionale Anti Corruzione, autorità amministrativa indipendente italiana con compiti di tutela dell’integrità della pubblica amministrazione, contrasto dell'illegalità, lotta alla corruzione, attuazione della trasparenza e di controllo sui contratti pubblici.
Contesto lavorativo	Le attività lavorative o professionali, presenti o passate, in ragione delle quali, indipendentemente dalla loro natura, un soggetto acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile. Deve, comunque, trattarsi di attività svolte dai soggetti che hanno instaurato con l’Azienda uno di quei rapporti di natura lavorativa o professionale espressamente indicati dal legislatore nel D.Lgs. n. 24/2023.
Segnalante (Whistleblower)	È il soggetto che effettua una segnalazione.
Persona coinvolta	La persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella Violazione segnalata o divulgata pubblicamente.
Facilitatore	Una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
Responsabile dell’investigazione (CW)	È il soggetto responsabile della decisione di avvio della fase di investigazione, della valutazione e dell’esito finale della segnalazione. In tal senso, il soggetto responsabile dell’avvio della fase di investigazione è il Comitato Whistleblowing (da ora in poi anche CW), escluso l’ambito dei reati presupposto del DLGS 231/01 in cui il Responsabile è l’ODV (Organismo di Vigilanza), a cui il CW ha indirizzato l’informazione dopo una prima scrematura. Conflitto di interessi: qualsiasi situazione nella quale il soggetto incaricato di investigare la segnalazione, abbia interessi personali e/o professionali in conflitto con l’imparzialità richiesta per lo svolgimento del compito. In tal caso l’interessato (CW) dovrà rinunciare all’attività ed informare il segnalante di dover comunicare la segnalazione al CDA.
Segnalazione	Tipologie: § *Circostanziata rispetto al tempo e luogo* *in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione:* se consente di individuare elementi di fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’investigazione (ad es.: l’illecito commesso, il periodo di riferimento ed eventualmente il valore, le cause e la finalità dell’illecito, la società/divisione interessata, le persone/unità coinvolte, l’anomalia sul sistema di controllo). § *confidenziale: se il segnalante decide di identificarsi e il contenuto della denuncia non è accessibile a terzi, garantendo così la riservatezza della segnalazione effettuata;* *anonimizzata: se il segnalante utilizza la Piattaforma che crea un codice univoco valido per la sola gestione della segnalazione informatica.*
Registro delle segnalazioni (RSW)	Registro destinato alla raccolta delle Segnalazioni: giunte con Piattaforma, direttamente sul registro specifico, se scritte /orali eventualmente anche su Registro digitale. Seppur non sia richiesta una forma specifica al fine della validità, il Registro delle segnalazioni deve essere un documento idoneo a garantire la riservatezza delle informazioni ivi contenute e la loro corretta conservazione.
Riscontro	Comunicazione alla Persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.
Seguito	L’azione intrapresa dal CW per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.
Cosa non si può segnalare	Un fatto dal taglio legato al rapporto di lavoro (es. rapporti non buoni tra colleghi o superiori), doglianze, rivendicazioni o istanze di carattere personale del segnalante, o i rapporti con il superiore gerarchico/colleghi. Le Segnalazioni non devono assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti.
Canali interni	Le segnalazioni possono essere inviate attraverso diverse tipologie di canali individuati dall’Azienda: di persona, in forma orale, in forma scritta o con Piattaforma elettronica.
Canali esterni	Solo in presenza di determinate condizioni il segnalante può effettuare segnalazioni in esterno all’ANAC o tramite divulgazione pubblica.
Divulgazione pubblica	Rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
Denuncia all’Autorità Giudiziaria	Possibilità per i soggetti tutelati di rivolgersi alle Autorità giudiziarie per inoltrare una denuncia di condotte illecite conosciute nel contesto lavorativo.
Principi fondanti della segnalazione	Correttezza, obbligo di diligenza e di fedeltà del lavoratore. La Segnalazione deve essere fatta in buona fede e non deve essere fondata su meri sospetti o voci, deve essere il più possibile circostanziata e offrire il maggior numero di elementi per consentire alla Fondazione di effettuare le dovute verifiche ed attività istruttorie.
Ritorsione	Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere, dall’Azienda o dai suoi Rappresentanti, in ragione della segnalazione o della denuncia o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.